Работа с 1С: Подготовка документов клиентам.

Выдача машины/агрегатов 

Выдавать машину/агрегат клиенту только при 100 % оплате по заказу. 

Выдаем любые агрегаты и автомобили после 100 % оплаты. При этом сначала клиент оплачивает услугу, подписывает документы и только потом ему мастер-приемщик рассказывает про причины выхода из строя и какие еще работы клиенту нужно произвести на его автомобиле (с агрегатом).

Выдать автомобиль/агрегат без оплаты можно, согласовав это с руководителем. Для этого ответственный мастер-приемщик за ЗН пишет заявление специальной формы, которое подписывает непосредственный руководитель. 

Важно!! Если до конца месяца клиент не произвел оплату по ЗН, то мастер-приемщик и руководитель оплачивают долг по ЗН из своего кармана.

Клиент обязательно должен подписывать документы как до ремонта, так и после.

На всех документах, оформляемых при ремонте, клиент должен поставить свою подпись:

• Заявка
• Заказ-наряд
• Договор на ремонт
• Акт выполненных работ
• Приложения по ремонту
• При отказе от подписи вышеуказанных документов акт об отказе

Для чего это нужно?

При обращении клиентов в суд, при проверке налоговой требуют предоставить копии документов, свидетельствующих о ремонте. Наличие печати и подписи говорит о том, что клиент у нас был и принял всю работу без претензий

При любом обращении по гарантии у нас должны быть следующие документы с подписью клиента:

• заявка
• акт осмотра
• акт выполненных работ

Для чего это нужно? 

Это нужно для доказательной базы в суде. Акт осмотра подтверждает - что мы признали изделие подлежащим ремонту по гарантии (или отказ от гарантии); акт выполненных работ подтверждает, что клиент после наших работ принял агрегат (автомобиль) в исправном состоянии.

При обращении по нашей вине акт осмотра и акт выполненных работ делаем в одном экземляре, только для нас, мотивируя это тем, что это нужно для списания расходов на ремонт бухгалтерией и т.п.

При обращениях по не нашей вине с любым агрегатом также нужен акт осмотра, клиента не отпускаем без подписи.

Если клиент отказывается подписать документы 

Что делать если клиент отказывается подписывать акт выполненных работ первичный, или акт осмотра (в принципе любой документ). В данном случае клиенту необходимо предложить на нашем акте написать: с актом не согласен, число, подпись и расшифровка, также можно попросить указать причину несогласия. 

Если клиент и от этого отказывается тогда необходимо оформить внутренний акт об отказе от подписи клиентом. (ссылка на акт https://docs.google.com/document/d/1faqCPTBo2WMXK2vRzq2gEWA5hZR79oZvK_s9Uyc02dM/edit?usp=sharing)

ВАЖНО!! Если отказавшийся от подписи клиент наши услуги оплатил - то об этом обязательно надо указать в акте об отказе от подписи: Заказчик ФИО оплатил услуги по акту № … от 12.12.2020 в полном объеме наличными (банковской картой)

Если клиент организация или индивидуальный предприниматель обязательно просить предоставить доверенность (или при себе должна быть печать) для подписания документов и сдачи/получения автомобиля/агрегата в ремонт

Для всех юридических лиц без исключения необходимо требовать предоставление доверенности, как при расчетах по налу, так и по безналу. Желательно предоставлять доверенность в момент принятия агрегата/автомобиля в ремонт. 

Зачем это нужно?

По правилам документооборота организация должна доверить своему сотруднику то или иное действие, в противном случае сделку можно аннулировать и сказать, что мы никого ни о чем не просили. Доверенность –это подтверждающий документ. К тому же при встречных проверках налоговая запрашивает копию доверенности. Если организация находится в другом городе и оригинал доверенности нам невозможно предоставить, то обязательно до выдачи получить на нашу почту скан доверенности, чтобы мы могли распечатать ее на цветном принтере и приложить к документам.

Альтернативой доверенности – является наличие у клиента с собой печати.

Если клиент-организация оплачивает наши услуги наличными или корпоративной картой пробить кассовый чек можно на сумму не более 99 тыс рублей.

Учитывая нормы существующего налогового законодательства, организации и ИП не могут одновременно в рамках одного договора (оказание однотипных услуг) производить расчеты на сумму более 99 тысяч рублей. При чем, если клиент произвел 5 ремонтов по 20 000 рублей в течении 3-х месяцев, то последний ремонт он не сможет оплатить наличными, только оплачивать по счету перечислением. Очень важно это отслеживать, так как это может повлечь наложение штрафов.

При возникновении такой необходимости прежде чем что-то обещать клиенту нужно звонить и консультироваться с главным бухгалтером (внутренний номер 134), если главный бухгалтер отсутствует – звонить генеральному директору (внутренний номер 100). 

Для облегчения контроля за порядком в документообороте ОП с 1 ноября 2018 года во все заказ-наряды (ЗН) необходимо прикреплять сканы выданных клиенту документов с подписью клиента. 

Для клиентов первичных это:

• заявка (2 стороны), 
• заказ-наряд (2 стороны), 
• договор на ремонт (при работе с с/у)
• акт выполненных работ и приложения (2 стороны). 

Для гарантийных заказ-нарядов:

• обязательно акт осмотра, независимо от того по чьей вине обратился клиент (за исключением клиентов Агрегат Мастера), 
• если клиента взяли по цене запчастей, то к акту осмотра, добавляются документы на второй ремонт. 

Документы нужны только с подписью клиента. Данные файлы должны быть в каждом отгруженном заказ-наряде. Прикрепление данных файлов позволит нам не только упростить контроль, а также облегчит поиск первичных документов при гарантийных обращениях, при камеральных проверках.