Работа с кассой

5.1. Хранить пин-коды и корпоративные карты нужно по отдельности!!

В первую очередь это правило безопасности. При хищении и потере корпоративных карт наличие пин-кода на карте ведет к тому, что грабитель может снять все денежные средства не только с карты с наличными, но и с расчетного счета организации.

5.2. Передавать кассу по смене лично, либо через руководителя (сдавать кассу под подпись)

В нашей компании приветствуется, когда сотрудники друг другу доверяют. Но деньги, как известно, любят счет. Поэтому при передаче смены ОБЯЗАТЕЛЬНО принимающий менеджер должен собственноручно посчитать деньги, сверить с данными в 1с и поставить свою подпись на листе кассовой книги, что кассу принял.  Если менеджеры работают графиком 2/2 и 3/3 и у них нет возможности приехать лично и пересчитать кассу, то касса сдается руководителю ОП, а руководитель на следующий день передает кассу и ключи от кассы второму менеджеру. Почему именно так? Зачастую часть наличных денежных средств хранится на корпоративной карте, также в последнее время участились случаи мошенничества с картами – пересчет и правильная передача кассовой смены очень ВАЖНЫ!!!

5.3. Ключ от сейфа носить с собой.

Одно из важных правил безопасности при работе с деньгами. Когда вы оставляете ключ от сейфа где попало или даже на приемке, то есть риск, что кто-то из клиентов или сотрудников могут без вашего ведома залезть в сейф и забрать деньги. Что приведет к недостаче в кассе и вам придется доложить их из собственного кармана. 

5.4. При приеме/выдаче наличных денежных средств их нужно проверять и пересчитывать

Обязательно пересчитывать и проверять деньги как при приеме, так и при их выдаче. Это делается, чтобы избежать излишка или недостачи в кассе.

5.5. Не складывать полученные денежные средства в ящик стола, убирать сразу в сейф

Если пренебрегать этим правилом, то полученные деньги также могут быть украдены из стола. 

5.6. Проводить расходы денег в соответствии с принятыми в компании статьями расходов (свои не придумывать)

Для ежемесячной отчетности в компании введены свои статьи расходов из которых формируются переменные и постоянны расходы компании. Каждой статье соответствуют свои товара и затраты. Подробное описание статей вы найдете по ссылке: https://docs.google.com/document/d/1Kh_LCWvDanoS7cqe0uUw7Ef4CFZvY8rDeRde-n_3waY/edit

5.7. Выдавать наличные денежные средства из кассы только при наличии подтверждающих документов (кассовый чек, расписка). 

Никому не верим на слово и не выдаем деньги просто так! Любая покупка должна быть подтверждена кассовым или товарным чеком. Если деньги отдавались частному лицу, то должны быть написана расписка о получении денег. Если вы отправляете курьера за покупками и не знаете сколько он потратит выдаете ему N-ую сумму на закупку и берете с него расписку и обязательно проводите расход в 1с

5.8. Выдавать заработную плату каждому сотруднику индивидуально, так чтобы другие сотрудники не присутствовали рядом.

Выдача зарплаты производится индивидуально для того, чтобы сотрудники не видели зарплат друг друга, а также руководителей и приемщиков. Каждый считает, что он работает больше всех и лучше всех, поэтому зарплата коллег, отличающаяся от его зп, может привести к недовольству сотрудника, снизить эффективность его работы, а также может негативно повлиять на отношения между сотрудниками. 

ВАЖНО!!! В момент выдачи ЗП на столе не должно быть расходных ордеров и расчетных листков других сотрудников, общей ведомости на ЗП. 

5.9. Обязательно требовать кассовый чек при оплате товаров корпоративной картой (карта, привязанная к р/счету)

Расходы по корпоративной карте (привязанной к расчетному счету компании) приравниваются к оплатам наличными и считаются как снятие наличных с расчетного счета. В связи с введение онлайн-кассе при таких оплатах закрывающим документом является только КАССОВЫЙ ЧЕК установленного образца (см. фото ниже), никакие накладные и товарные чеки НЕ ПОДОЙДУТ. Если сотрудник потерял чек, то он должен либо запросить повтор чека в том магазине, где брал товар, либо компенсировать покупку из своего кармана.

Рис. 1. Образец кассового чека для отчета

5.10. Производить возврат из кассы клиентам наличными только после согласования с руководителем

При возникновении необходимости возврата клиенту денег по претензии – возврат необходимо согласовывать с ТОП-менеджером. Случаи возврата предоплат, в связи с тем, что мы не сможем сделать ремонт, согласовывать со своим непосредственным руководителем. 

5.11 Производить возвраты предоплаты клиентам тем же способом, как клиент оплачивал (если клиент оплачивал картой, то возвращаем деньги на карту, если оплачивал налом – возвращаем налом)

Когда заказ оплачен пластиковой картой, при его возврате деньги можно вернуть ТОЛЬКО на банковскую карту покупателя. 

Возврат денег из кассы - категорически запрещается!!!

При смешанной оплате (когда одна часть покупки была оплачена наличными, а другая – банковской картой) деньги возвращаются пропорционально оплате. Т.е. пробили 5000 налом+15 000 по карте, возвращаем также 5000 наличными и 15000 на карту 

Возврат денег с расчетного счета, т.е. перечислением, ВОЗМОЖЕН только по написанной от клиента претензии и после согласования с руководителем. Обращаю ваше внимание, что деньги на карту возвращаются не сразу, срок возврата до 5 дней. 

5.12 Возврат оплаты по карте производится только на ту карту, которой клиент оплачивал

Возврат оплаты возможен только на ту карту, которой клиент оплачивал. Это придумали не мы, а правило банковской системы с какого счета деньги ушли, на тот должны вернуться. Если клиент потерял карту, или платил не своей картой, то сразу следует звонить главному бухгалтеру ( внутренний номер 134), если главного бухгалтера нет, то звонить генеральному директору (внутренний номер 100).

Как проводить возврат на кассовых аппаратах, установленных в нашей компании см. по ссылке:

https://docs.google.com/document/d/1tJL1FW27sh3lmCe7s8W8ISMlPGdKB_nTnUakb93e4D8/edit#

5.13 Пересчитывать кассу в течении дня минимум 3 раза. Проверять кассу нужно в отсутствии клиентов и механиков.

Правило кассовой дисциплины, чтобы кассы была в идеальном порядке и не было недосдачи и избытка. Регулярный пересчет кассы позволяет своевременно выявлять ошибки. Кассу считать в присутствии посторонних запрещено.

5.14 Если в кассе на конец дня накопилась сумма более 50 тысяч рублей, ее необходимо внести на карту (не на корпоративную карту, привязанную к р/счету), если по каким-то причинам внести не получилось, убирать в сейф-дублер, в кассе оставляем только размен.

Данное правило применяется в целях сохранности денег (исключаем возможность кражи). На сегодняшний день держать свободные деньги надежнее на карте. Это гораздо надежнее, чем хранить их в сейфе. 

5.15 Обязательно в конце смены отправлять смс-отчет за день по наличным и безналичным приходам/расходам в WhatsАpp

Отчеты за день отправляются после того как посчитана касса и все деньги в ней сходятся. СМС отправляются по образцу:

СМС по безналу:

Безнальный отчет ДД.ММ.ГГ

Начальный остаток 406 322,56 (остаток на вчера)

Конечный остаток 467 890,32 (остаток на сегодня на конец дня)

Приход 64 700,00 (сумма всех приходов за день по бн)

Расход 1 366,20 (сумма всех расходов за день по бн без выручки и инвестиций)

Выручка 0 (расходы на выручку и инвестиции)

Инвестиции развития 0

Наличный отчет ДД.ММ.ГГ

Начальный остаток 134 182,36 (остаток на вчера)

Конечный остаток 10 231,36 (остаток на сегодня на конец дня)

Расход 8 417,04 (сумма всех расходов за день по налу без выручки и инвестиций)

Выручка 0 (расходы на выручку учредителям)

Инвестиции развития 250 000,00 (расходы на инвестиции развития)

Приход 132 700,00 (сумма всех приходов за день по налу)

Взяли 8 т (количество оставшихся клиентов, рядом с цифрой указывается                                               первая буква агрегатов. Например: 4т+4к+2ф+1г. Это 4 турбины+4 кардана+2 форсунки+1 гур. Данные смотрим по воронке или по журналу ЗН, берем все ЗН за день и считаем сколько из них с суммой более 6000 р.)

Отдали 6 т (количество выданных агрегатов, т.е. тех, которые 100 % оплачены сегодня. Смотрим данные по приходам денег или по воронке)

В работе 1 т (агрегаты, которые еще не готовы к выдаче. Данные берем из Контроля выполнения ЗН или журнала ЗН статус ЗН=В работе)

Ожидают: 

Ждет зч 1 т  (на агрегат нет запчастей, ждем доставку. Данные берем из журнала ЗН, по статусу ЗН Ждёт запчастей)

Ждет оплаты 7 (6 т + 1 к) (по заказам выставлены счета и мы ждем оплату. Данные берем из журнала ЗН, по статусу ЗН Ждёт оплаты)

На диагностике  3 (3ТА) ( клиенты, которых взяли на снятие и дефектовку менее 10 000 р, которым еще не посчитали итоговый ремонт. Берем из журнала ЗН, смотрим по сумме и работам)

Клиент думает 4 (3 т + 1 к) (клиенты, не согласившиеся на ремонт, а взявшие время подумать. Берем из журнала ЗН или смотрим по лидам в списке звонков)

На выдаче 2 т (готовые автомобили или агрегаты, ждущие, когда клиенты их заберут. Данные берем из журнала ЗН или из Контроля выполнения ЗН)

План выдано 95 из 122 (95 - количество выданных 100% оплаченных ЗН на сегодня, 122 – количество, которое мы должны были выдать по установленному плану. Данные берем из воронки)

Записано на завтра 1 к (количество машин и агрегатов, записанных на завтра. Данные из Списка звонков)

В дублере: 0

СМС являются обязательными и ими пренебрегать нельзя. Обязательно проводит проверку правильности СМС:

Начальный остаток + Приход – Расход – Выручка - Инвестиции развития = Конечный остаток

Строку конвертация добавляем только в том случае если в текущий день она (конвертация) производилась!!!

Например, конвертация была из кассы в бн, то 

в отчет по кассе под расходом добавляем строку 

- Конвертация – и сумму самой конвертации

А в отчет по бн, под строкой приход добавляем строку

- Конвертация – и сумму самой конвертации

Если конвертация была с бн в кассу, то 

в отчете бн под расходом добавляем строку 

- Конвертация – и сумму самой конвертации

А в отчет по кассе, под строкой приход добавляем строку

- Конвертация – и сумму самой конвертации

Если Конвертаций не было, то в смс отчетах строку Конвертация мы НЕ ПИШЕМ!!!

Пример отчета по кассе:

Начальный остаток 653 170,03

Конечный остаток 683 830,03

Приход 124 560,00

Расходы 93 900,00

Взяли 2 (1К+1Г)

Отдали 3 (1К+2Г)

В работе 5Т

Ожидают:

Ждем запчастей 5 (1Т+1К+3Г)

Ждем оплаты 4 (3Т+1ПР)

На диагностике 4 (2Т+1К+1Г)

Клиент думает 0

На выдаче 7 (3Т+1К+3Г)

План выдано 27 из 125

Записано на завтра 13 (3Т+4К+6Г)

В дублере 0

На карте 668 631,55

Сокращения для СМС:

Т - турбина и актуатор снятые

ТА - турбина на автомобиле

К - карданы все на авто и снятые

Г - все узлы и агрегаты направления ГУР на авто и снятые (рейки, насосы, шланги)

А - АКПП

ГБ - гидроблок

ГДТ - гидротрансформатор

ЗМ- замена масла

Пр - прочие работы (все ЗН с видом ЗН прочие)

ГО - гарантийное обращение

Гарантийные обращения в смс мы указываем только в графе Записано на завтра. Если он приехал и мы его взяли за деньги то он идет во взятые и выданные как целевой клиент по виду ЗН. т.е. если приехал гарантийщик со снятой турбиной и мы еще взяли на сумму более 6000, то в смс его считаем как взятую снятую турбину.

Дата выдачи ЗП 15 число. Выдачу ЗП начинаем с 12 числа.

Дата выдачи ЗП 15 число каждого месяца. Официальная зарплата выдается с 12 числа. Поэтому выдавать ЗП мы начинаем уже с 12 числа. Когда 12 число попадает на выходной день, ЗП начинаем выдавать раньше. Поэтому до 15 числа мы панику не поднимаем, а каждый филиал старается самостоятельно выдать ЗП, без помощи других филиалов.

5.17 В период выдачи ЗП ежедневно отправляется смс отчет о суммах выданной ЗП и остатка на выдачу с перечислением пофамильно тех, кому еще не выдали ЗП. 

Шаблон СМС по ЗП:

ЗП 12.05.2021 г.

Остаток на начало: 273 123 (сумма выдачи ЗП на начало дня)

Остаток на конец: 193 123 (сумма выдачи ЗП на конец дня)

Выдали: 80 000,00 (сумма выданной ЗП за текущий день)

ЗП не получили 2 человека: Мелешко, Черенков (перечисляем по фамилиям кто не получил ЗП)

Пример:

ЗП 13.05.2021 г

Остаток на начало: 273 123 

Остаток на конец: 193 123 

Выдали: 80 000,00

ЗП не получили 2 человека: Мелешко, Черенков 

5.18 Когда ЗП выдана 100 % присылаем смс отчет, пример:

а) ЗП выдана 13 числа – ЗП выдана 100 % раньше срока на 2 дня

ЗП 13.05.2021 г.

Остаток на начало: 273 123 

Остаток на конец: 0 

Выдали: 273 123,00

ЗП выдана 100 % раньше 

срока на 2 дня

б) ЗП выдана 15 числа- ЗП выдана 100 % в срок

ЗП 15.05.2021 г.

Остаток на начало: 273 123 

Остаток на конец: 0 

Выдали: 273 123,00

ЗП выдана 100 % в срок

в) ЗП выдана 16 числа – ЗП выдана 100% позже на 1 день

ЗП 16.05.2021 г.

Остаток на начало: 273 123 

Остаток на конец: 0 

Выдали: 273 123,00

ЗП выдана 100% позже на 1 день

1 числа каждого месяца подготавливать и сдавать ежемесячные отчеты